Rapportage
Om zicht te krijgen op onder meer de staat van het pand, de huurder en de directe omgeving, bezoeken inspecteurs persoonlijk het gebouw. Op basis van dit vooraf aangekondigde bezoek stellen zij een rapport op. In een kort gesprek met de bewoner en een visuele controle van het pand en de directe omgeving, zoeken de inspecteurs naar mogelijke onregelmatigheden. Ter ondersteuning van de rapportage maken de inspecteurs diverse foto’s, met name wanneer zij ongeregeldheden constateren. Met deze controle en de verslaglegging erop levert u als verhuurder voldoende inspanning om huurfraude te voorkomen en om aan uw zorgplicht te voldoen.
De inspecteurs werken volgens een checklist en vermelden alle bijzonderheden in de rapportage. Zo worden signalen vermeldt waaruit blijkt dat er bijvoorbeeld meer bewoners dan in het huurcontract staan gebruik maken van het pand. Verder komen aan bod onder andere de toegankelijkheid, (brand)veiligheid, blokkades van bijvoorbeeld galerijen, signalen over onveilige situaties bij buren, bereikbaarheid van vluchtwegen en niet professionele bedradingen in de meterkast.
Auditor
Wanneer iemand een pand huurt dan is medewerking aan de audits vereist. De inspecteurs van Controle Huurders bezoeken het gebouw in overleg met de verhuurder en na bekendmaking van de afspraak aan de huurder. De frequentie van deze audits wordt met de verhuurder afgesproken en varieert van een eenmalige audit tot een periodieke controle waarbij de inspecteurs bijvoorbeeld elk kwartaal een controle uitvoeren.
De inspecteurs van Controle Huurders worden geselecteerd op basis van hun opmerkzaamheid. Zij krijgen een interne opleiding en worden regelmatig geëvalueerd op gedrag en de bevindingen zoals zij die rapporteren. Uiteraard gedragen zij zich volgens de geldende gedrags- en fatsoensnormen.
Een auditor vertegenwoordigt tijdens een controle de verhuurder. Wanneer zij onregelmatigheden of tekenen van huurfraude zien dan zullen zij dit terugkoppelen aan de verhuurder zodat deze passende maatregelen kan nemen. De verhuurder kan mede op basis van rapportages van de inspecteurs actie ondernemen om de veiligheid te verhogen, te voldoen aan de zorgplicht en zo de zeer hoge boetes voor huurfraude voorkomen. Indien er sprake is van een bijzondere situatie (denk aan huurachterstand/klachten van medebewoners) kan er te allen tijde een extra controle worden uitgevoerd.